La gestión de una comunidad de vecinos requiere conocimientos específicos y habilidades personales que no todos los propietarios tienen, por eso se hace necesario contratar a un administrador de fincas.
El administrador de fincas tiene un rol muy importante, ya que no solo se ocupa de la administración de los recursos y el mantenimiento de las instalaciones, sino que también puede mediar en los conflictos entre vecinos.
Contar con un administrador de fincas profesional puede ahorrar dinero y tiempo, además de minimizar los aspectos de los que deben ocuparse los propietarios.
¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?
Las comunidades de vecinos marchan mucho mejor con el administrador de la comunidad, ya que tiene funciones muy importantes para que todo transcurra de la mejor manera. Básicamente, las funciones del administrador son las siguientes:
- Administración de los recursos asignados, es decir, la gestión del dinero fijado al mantenimiento, pago de nómina, pago de servicios, etcétera. El administrador debe velar porque esos gastos sean realizados con eficiencia. También debe llevar la contabilidad y los registros necesarios.
- Supervisión del personal que trabaja en la comunidad de vecinos. Esto es, personal de limpieza, servicios generales, etcétera. Así como también las personas o empresas contratadas para hacer reparaciones, mantenimientos, obras o cualquier otra.
- Atender las necesidades de las instalaciones, disponer las reparaciones, mantenimientos y servicios necesarios. Establecer el presupuesto para ello, contactar al personal y gestionar su servicio.
- Atender las relaciones de la comunidad de vecinos con las entidades públicas, como el ayuntamiento, hacienda, seguridad social, etcétera. Esto puede ser en conjunto con el presidente de la junta o en solitario, dependiendo del caso.
- Elaborar los planes de gastos, sugerir obras o reformas, planificar el mantenimiento preventivo de las instalaciones. Todo esto se debe presentar a la asamblea de propietarios para su aprobación.
- Presentar cuentas de la gestión realizada, con la frecuencia que se haya determinado y por lo menos una vez al año.
¿Cuáles pueden ser las consecuencias de no contar con un administrador de fincas?
A menos que se trate de una comunidad de vecinos muy pequeña, el trabajo que corresponde a su administración y gestión puede ser muy complejo, requerir conocimientos de contabilidad y conocer las leyes que rigen la materia, entre otros aspectos. Una persona que no tenga entrenamiento en administración y contabilidad le será muy difícil realizar el trabajo, además de consumir mucho tiempo.
Las consecuencias de no contar con un profesional para la gestión de la comunidad de vecinos podrían ser, el desperdicio de recursos importantes, someterse a multas, accidentes laborales, contratar servicios deficientes y muchos otros.
¿Qué se obtiene con la contratación de un administrador de fincas?
Un administrador de fincas es un profesional que tiene una formación específica en el área y que ofrece las siguientes ventajas a sus clientes:
- La gestión adecuada del inmueble, ya que utiliza métodos probados y estandarizados.
- Asesoría legal y financiera.
- Conocimiento actualizado en materia legal, fiscal y tecnológica.
- Mediación de conflictos. Tanto los internos como los que se requieren para la buena relación con otras comunidades y entes gubernamentales.
- Ahorro de tiempo y dinero.
- Liberarse de preocupaciones. Los propietarios pueden desentenderse de muchos aspectos de la gestión de su comunidad.
Aspectos a considerar antes de contratar a un administrador de fincas
Más que un administrador de fincas, lo mejor es contratar una empresa como Fincasegeda.com que cuente con un staff de profesionales que cumplan la función de gestión y administración de la comunidad de vecinos.
Para elegir la que mejor se adapte a las necesidades particulares, hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Experiencia y formación. Es necesario que la empresa cuente con profesionales que tengan formación universitaria, además de actualizaciones en la materia de administración de fincas. La experiencia es también muy importante.
- Servicios. Es necesario verificar que en la oferta que emita la empresa estén contemplados todos servicios que sean necesarios para la gestión del inmueble.
- Disponibilidad. La comunidad de vecinos debe poder contar con la empresa siempre que se necesite. No solamente para la realización del trabajo contratado, sino también para responder preguntas, resolver imprevistos y disipar inquietudes de los propietarios.
- Habilidades de comunicación. El administrador de fincas debe tener habilidades comunicativas suficientes para hablar con los propietarios, empleados y contratista, así como también con los entes externos. Debe tener vías de comunicación oficiales y a través de ellas informar los asuntos importantes de su gestión. También debe ser un gran negociador.
- Transparencia. La gestión de la empresa de administración de fincas debe contar con procedimientos transparentes, de manera que los propietarios tengan acceso a la información.
- Tarifas acordes al servicio. Las tarifas por honorarios de administración y gestión deben ser acordes al servicio prestado y en concordancia con los rangos del mercado.
Recomendaciones para contratar un administrador de fincas
- Es necesario verificar la documentación de la empresa, también es conveniente preguntar por la formación de los administradores que allí laboran. Es importante que los permisos estén vigentes y que todo esté en orden.
- Buscar referencias es una excelente idea, así que es bueno pedir nombres de clientes actuales o anteriores y llamarlos para pedir opiniones.
- Para evaluar el presupuesto que presente cada empresa hay que tomar en cuenta los servicios ofertados, el tiempo de duración del contrato, la experiencia de la empresa y su personal y el lugar geográfico.
- Verifica si la empresa cuenta con pólizas de seguro de responsabilidad civil que avalen su gestión y que protejan en caso de demandas.
- Siempre es mejor solicitar varios presupuestos, por lo menos 3, de manera de tener un amplio abanico de opciones para elegir.
- Es conveniente que el contrato de servicio que se firme contemple un periodo de prueba, dentro del cual el cliente o la empresa puedan rescindir el contrato sin penalizaciones.
- Lo mejor es preferir un contrato que lo contemple todo, así se evitan inconvenientes.
La administración de fincas es un servicio indispensable en las comunidades de vecinos, ya que consiste en un servicio pensado para el bienestar de los propietarios.
