Descubre las funciones del chatbot y cómo los chatbots revolucionan la atención al cliente, mejorando la eficiencia y la satisfacción del usuario.
¿Alguna vez has interactuado en WhatsApp con una empresa donde la respuesta es prácticamente al instante? ¡Seguro que sí! Esto se debe al uso de chatbots en la atención al cliente, los cuales pueden ser tu mejor aliado para ofrecer un servicio óptimo.
El chatbot forma parte de las docenas de herramientas que los avances tecnológicos que ha traído la era digital. Y hoy te enseñaremos cómo aprovechar todos sus beneficios.
Qué es un Chatbot y Cuáles son sus Beneficios
Los chatbots son softwares diseñados para simular conversaciones, sea por medio de un flujo de mensajes previamente diseñado o con ayuda de la inteligencia artificial.
Estos son de gran utilidad para las empresas por las siguientes razones:
- Las funciones del chatbot son idóneas para complementar la atención al público.
- Los chatbots en la atención al cliente trabajan sin horarios ni limitaciones. Es un “empleado” que no se cansa.
Además, están llenos de beneficios para todos: el empleador, los empleados y el cliente.
Reducen la carga laboral
Contar con un chatbot potencia la comunicación con el cliente a grandes rasgos sin que eso signifique llevar a tus empleados al cansancio.
En contraste, puede responder las dudas de los prospectos en cuestión de segundos o incluso encargarse de situaciones más complejas. De esta manera, se evita que el equipo de atención al cliente se sature cuando hay un flujo de mensajes demasiado elevado y los mantiene alejados del aburrimiento por responder una y otra vez la misma pregunta.
¿Resultado? Trabajadores más enfocados y productivos.
Suponen un ahorro en el presupuesto
Su capacidad para responder al instante y de forma simultánea los convierte en un poderoso asistente virtual que te permitirá reducir el presupuesto del área de atención al público y soporte al usuario.
Por supuesto, siempre debes verlo como un maravilloso complemento y no como sustituto. Tu chatbot necesita ser supervisado y siempre debe haber personas disponibles para encargarse de situaciones que requieran a un ser humano.
Aumenta la satisfacción del cliente y genera más ventas
El tiempo de respuesta rápido tiene una incidencia directa en la satisfacción del público. El hecho de que sus necesidades sean atendidas a tiempo los hace sentir importantes y los incita a comprar.
Además, los chatbots no cumplen horarios laborales, así que pueden responder en cualquier momento sin importar la hora.
En este sentido, puedes encontrar doble beneficio: mayor conversión y clientes felices.
Ventajas de Usar un Chatbot en WhatsApp para tu Negocio
Como programa informático independiente, los chatbots tienen mucho por ofrecer. Pero si quieres ampliar aún más los beneficios, entonces debes probar su combinación con WhatsApp.
Todos usan WhatsApp
WhatsApp es la app líder en la comunicación del día a día. ¿Conoces a alguien que no lo tenga instalado en su celular?
Además, actualmente no solo se utiliza para conversaciones casuales, sino que sus usuarios también prefieren este medio para hacer consultas, pedir precios o incluso concretar sus compras.
Accesos directos a WhatsApp
Gracias a la popularidad de esta aplicación, la mayoría de las redes sociales, sitios webs y apps ofrecen a sus usuarios la opción de insertar un link o botón que lleve directamente a una conversación por WhatsApp.
Por lo tanto, si un potencial cliente quiere comunicarse con tu empresa, puede hacerlo con facilidad sin la necesidad de anotar correos o guardar contactos en su directorio.
Es fácil integrarlo y programarlo
A diferencia de otros chatbots en la atención al cliente, los disponibles para WhatsApp son muy fáciles de integrar. Por ejemplo, el chatbot que ofrece Meta para WhatsApp Business o los que vienen incluidos en un CRM.
Cómo Implementar un Chatbot en WhatsApp: Pasos Clave
La manera más fácil de usar un chatbot, y la que permite obtener mayores beneficios, es a través de un CRM. Estos son softwares diseñados para gestionar las relaciones con tus clientes, incluyendo la comunicación.
1. Elige un CRM con chatbot
Para encontrar el CRM más indicado, lo primero es asegurarte de que tenga integración con WhatsApp y disponga de las funciones que se adapten a las necesidades de tu empresa. El chatbot Kommo es una opción bastante recomendable.
Luego, haz una investigación exhaustiva de su reputación. Es importante conocer cómo ha sido la experiencia de otros usuarios y cuáles han sido los beneficios para su negocio.
2. Configura el chatbot
Recuerda que la idea del chatbot es asistir a tus leads y clientes. Por este motivo, debes configurarlo con la mayor cantidad posible de información, tratando de que cubra gran parte de las dudas y quejas más comunes. Sin embargo, a la vez debe ser conciso.
3. Capacita a todo tu equipo para usarlo
El toque final consiste en capacitar a tu empresa para poder sacarle el mayor provecho a este recurso.
Como comentamos antes, el chatbot por sí solo puede hacer mucho, pero no puede hacerlo todo. En otras palabras, es necesario que las personas involucradas sean conscientes de su nueva responsabilidad, conozcan bien las funciones del chatbot y aprendan a resolver las posibles problemáticas.
Bono: Otras características de los CRM con WhatsApp
Un chatbot inteligente no es la única razón por la que recomendamos usarlo con un CRM. En realidad, estos programas proporcionan diversas funciones para optimizar la comunicación, la organización y el marketing.
La lista de beneficios y características es larga, por lo que vamos a mencionar solo los más importantes.
Bandeja de entrada unificada
Los CRM unifican todos los mensajes de todos los canales de comunicación que uses para facilitar el proceso de comunicación y mantener los contactos organizados. De esta forma, no será necesario cambiar de página o de app para responder en su totalidad.
Y, lo mejor de todo, es que también aplica para el chatbot.
Gestor de tareas y chats internos
El CRM se transforma en un “centro de mando” que mejora la comunicación interna de la empresa.
Para ello, dispone de un gestor de tareas que permite asignar responsabilidades y monitorearlas a tiempo real, así como chats privados y grupales para que la comunicación sea más propicia.
Métricas para maximizar tus resultados
Posee una sección con estadísticas, gráficos y la opción de generar reportes que miden ciertos parámetros. Esta información es indispensable para medir el rendimiento de tus campañas, el desenvolvimiento de tus empleados y la satisfacción del cliente.
