Cómo crear un lugar de trabajo digital

A medida que una estrategia segura de trabajo remoto se ha vuelto esencial para la resiliencia empresarial, las organizaciones de TI ahora están pensando cada vez más en la creación de lugares de trabajo digitales. Pero hacerlo significa mucho más que habilitar el trabajo remoto a través de VPN, usar verificaciones de identidad e implementar aplicaciones basadas en la nube.

Tambi√©n significa dise√Īar una estrategia que tenga en cuenta las necesidades de los empleados, independientemente del puesto, para garantizar que el negocio funcione sin problemas.

A medida que las empresas de todo el mundo se enfrentan al lugar de trabajo posterior a una pandemia, es importante comprender la diferencia entre un lugar de trabajo digital y un espacio de trabajo digital. No s√≥n la misma cosa. Y ya sea que las empresas planeen un regreso completo a la oficina, un personal completamente remoto o algo intermedio, el ¬ęlugar de trabajo h√≠brido¬Ľ, los problemas fundamentales que enfrentan al definir la estrategia siguen siendo los mismos.

He aquí un vistazo a los problemas que pueden enfrentar las empresas.

Lugar de trabajo digital definido

Las firmas de investigación IDC y Gartner tienen sus propias definiciones individuales para el lugar de trabajo digital, aunque ambas están de acuerdo en que las decisiones tecnológicas por sí solas no garantizan el éxito. Otros elementos, si no se consideran, podrían conducir a la quiebra.

Gartner define el ¬ęlugar de trabajo digital¬Ľ como:

Una estrategia comercial que aprovecha un entorno de trabajo atractivo e intuitivo para aumentar la destreza digital de la fuerza laboral: la ambición y la capacidad de aplicar tecnología para mejorar las habilidades comerciales. El lugar de trabajo digital y quienes lo lideran darán forma al futuro del trabajo.

La definición de IDC de un lugar de trabajo digital es más sucinta:

Un entorno de trabajo conectado y seguro, independientemente del lugar o la hora.

En ambos casos, el objetivo es garantizar que los trabajadores tengan la capacidad (y el deseo) de utilizar tecnologías digitales para su trabajo, independientemente del entorno.

Un lugar de trabajo digital no es lo mismo que un espacio de trabajo digital. El primero es un enfoque integral para proporcionar un entorno en el que todos puedan colaborar y realizar sus tareas; este √ļltimo se centra √ļnicamente en las tecnolog√≠as necesarias para ello.

Como era de esperar, los proveedores de tecnolog√≠a est√°n felices de vender sus productos como soluciones completas para el lugar de trabajo digital. Pero ning√ļn producto o servicio por s√≠ solo ofrece un lugar de trabajo digital completo; para ello, las empresas necesitan una variedad de herramientas y procesos vinculados entre s√≠ por una estrategia cohesiva.

En abril, una alianza de 10 proveedores definió ocho elementos necesarios para un espacio de trabajo digital: escritorios virtuales; aplicaciones virtuales; puntos finales seguros; herramientas de colaboración; política y gestión; análisis, seguimiento y pruebas; gestión de impresión; y seguridad.

Si bien estos elementos se centraron √ļnicamente en las tecnolog√≠as, las recomendaciones son un punto de partida √ļtil. Sin embargo, es importante recordar que el lugar de trabajo digital es una combinaci√≥n de tres elementos clave: el espacio, ya sea la oficina, la oficina en casa o el espacio compartido; tecnolog√≠a; y Cultura.

(CIO.com, una publicación hermana de IDG, ha esbozado 10 consideraciones estratégicas para establecer un lugar de trabajo digital, y esta historia de Computerworld examina tecnologías clave para permitir el trabajo híbrido, un componente clave de una estrategia de trabajo digital, que TI tendrá que proveer.)

¬ęLas organizaciones deben adoptar un enfoque hol√≠stico e integrado que tambi√©n incorpore el aumento que habilita y abarca a nuevos colaboradores digitales ‚Äď inteligencia artificial, automatizaci√≥n de procesos rob√≥ticos (RPA), realidad aumentada y realidad virtual, etc. ‚Äď y la cultura del trabajo. Que fomenta el compromiso y capacit√≥ a los trabajadores en consonancia con las habilidades digitales, adem√°s del espacio de trabajo ¬ę, dijo Louise Francis, directora de investigaci√≥n de IDC.

Tambi√©n es importante dar la bienvenida a las tecnolog√≠as nuevas y en evoluci√≥n a medida que avanza el lugar de trabajo digital, porque ¬ęlas tecnolog√≠as con las que nos podemos encontrar hoy pueden ser irrelevantes ma√Īana¬Ľ, dijo Gavin Tay, analista de Gartner.

El lugar de trabajo digital comienza con un buen lugar de trabajo híbrido

En 2020, la pandemia de COVID-19 aceleró la adopción de tecnologías y hardware para respaldar un entorno de trabajo flexible y permitir que las personas trabajen desde cualquier lugar. Ha demostrado que las organizaciones no solo pueden confiar en que los empleados trabajarán de forma remota, sino que las empresas deben estar preparadas para interrupciones imprevistas.

El trabajo h√≠brido, un pilar del lugar de trabajo digital, deber√≠a ser un pilar para toda estrategia comercial futura, dijo Francis. ¬ęSe puede argumentar que hay algunos roles laborales o industrias donde el trabajo remoto es menos relevante o innecesario debido a los requisitos para estar en el sitio. Independientemente, el pensamiento debe hacerse desde la perspectiva de la resiliencia o la continuidad del negocio¬Ľ.

En otras palabras, las excepciones no deberían obstaculizar la flexibilidad necesaria para crear un lugar de trabajo digital.

Para la mayoría de los CIO está claro que los lugares de trabajo híbridos están aquí para quedarse, dijo Tay, lo que hace que el concepto sea cada vez más una prioridad. Y las tecnologías que elijan deben satisfacer las necesidades de los trabajadores si las empresas quieren mantener a sus empleados.

Una encuesta reciente de Gartner sobre la experiencia de los trabajadores digitales encontró que los empleados que disfrutan de sus aplicaciones y tecnología, y las usan, tienen muchas más probabilidades de quedarse el doble de tiempo que aquellos que no lo hacen. En parte, esto se debe a que la pandemia de COVID-19 ha facilitado el cambio de trabajo, con entrevistas realizadas en línea y la comprensión de que es posible que un nuevo trabajo no requiera una transferencia. Eso hizo que fuera más difícil retener el talento, dijo Tay.

Una investigaci√≥n reciente de Gartner mostr√≥ que las organizaciones que empujan las pr√°cticas de oficina a los trabajadores a domicilio, como virtualizar las pr√°cticas en el sitio, agregar sistemas de monitoreo y aumentar el n√ļmero de reuniones, en realidad exacerbaban la fatiga de los empleados.

La encuesta de empleados de trabajo híbrido de 2021 de más de 2,400 trabajadores en enero de 2021 reveló que los empleados que ahora pasan más tiempo en reuniones tienen 1,24 veces más probabilidades de sentirse emocionalmente agotados de sus trabajos. En general, la fatiga causada por la introducción de prácticas de oficina en entornos de trabajo remotos puede reducir el rendimiento en un 33%, y estos empleados tienen hasta un 54% menos de probabilidades de quedarse con su empleador.

Qué considerar al planificar un lugar de trabajo digital

Primero, olvídese de la oficina física, dijo Tay, quien no está convencido de que la oficina física tenga futuro en muchas organizaciones. (Y es probable que juegue un papel menor en muchos otros).

Aconsej√≥ a las organizaciones de TI que elijan tecnolog√≠as que sean flexibles y f√°ciles de integrar, de modo que las empresas puedan orquestar procesos y herramientas de manera m√°s flexible y sencilla y administrar actualizaciones y otras operaciones de mantenimiento con poco o ning√ļn impacto en el usuario.

La experiencia del usuario tambi√©n es importante. El trabajador debe ser lo primero y los departamentos de TI y las organizaciones deben considerar c√≥mo trabajan, se comportan y utilizan las tecnolog√≠as para ser productivos. Adem√°s de la experiencia del usuario, encontrar formas de automatizar el trabajo a trav√©s de RPA puede enfocar a los empleados en un trabajo de mayor valor y m√°s gratificante. Recuerde que la automatizaci√≥n podr√≠a verse como una forma de eliminar trabajos (incluso si los datos no son tan desastrosos), lo que puede da√Īar la moral y poner en riesgo la retenci√≥n de los empleados.

Un atributo clave del lugar de trabajo digital es que debe adoptar un cambio continuo, dijo Tay, no solo en la tecnología, sino también en el desarrollo y el proceso de habilidades.

Francis enumeró varios aspectos del lugar de trabajo digital que IDC considera esenciales:

  • Una ¬ęfuerza de trabajo digital¬Ľ eficiente, escalable y adaptable (es decir, chatbots, otros robots de software y software RPA) que se puede implementar para automatizar y aumentar una variedad de actividades comerciales.
  • Un entorno de trabajo inteligente y federado que minimiza el cambio de contexto al servir de forma inteligente y proactiva los recursos necesarios para tareas importantes.
  • Conectividad segura para personas, trabajadores digitales no humanos y activos corporativos en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo.
  • Herramientas colaborativas que permiten un entorno de trabajo conversacional (incluidas personas y trabajadores digitales no humanos, as√≠ como socios comerciales, clientes y otras partes interesadas).
  • Seguridad y gobernanza s√≥lidas que no obstaculizan la productividad ni restan experiencia.
  • Recursos humanos y soluciones administrativas autoexplicativas, autoconscientes y autoservicio.
  • Sistemas de aprendizaje inteligentes, √°giles y adaptables que posibilitan nuevas habilidades y un aprendizaje continuo.
  • Sistemas integrados de detecci√≥n del lugar de trabajo que optimizan y personalizan la experiencia de los empleados y mejoran la productividad, la seguridad y la protecci√≥n.
  • Conocimientos que conectan a los expertos con contenido relevante en todos los departamentos y procesos comerciales.

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