Para una gran empresa de construcción como Suffolk Construction, administrar las comunicaciones entre 2.500 empleados en el lugar y en el lugar es un desafío, incluso en el mejor de los casos. Pero mantener a todos conectados en medio de la pandemia de COVID-19 de este año requirió que el equipo de TI de la compañía se entusiasmara más de lo habitual.
Para mantener la empresa en funcionamiento y los trabajadores seguros, Suffolk se ha apoyado en la distribución de Microsoft Teams. Según Doug Myers, vicepresidente ejecutivo y CIO de la empresa con sede en Boston, la plataforma de colaboración ha ayudado al personal de Suffolk a superar los efectos disruptivos de la pandemia.
«En medio de los primeros días de la pandemia, cuando el conocimiento de la situación es un verdadero desafío, pudimos hacer que un canal de Teams se activara muy rápidamente para poder entregar información a los trabajadores», dijo Myers. «Nos dimos cuenta desde el principio de que necesitábamos cambiar nuestros procedimientos estándar si queríamos mantener seguros a nuestros trabajadores, mantenerlos trabajando y asegurarnos de que podemos continuar haciendo lo que hacemos de manera segura».
Un ejemplo: la empresa creó un canal de Teams dedicado para recopilar los resultados de los controles de temperatura in situ para los trabajadores. Se instalaron setenta cámaras térmicas y se conectaron al canal para registrar los resultados. «Está midiendo cientos de temperaturas de los empleados todos los días en un sitio de trabajo determinado cuando ingresan», dijo Myers. «Este fue un gran ejemplo de algo que pudimos desarrollar rápidamente y que satisfizo las necesidades de la gente sobre el terreno».
Construcción de Suffolk
Se conectaron cámaras termográficas a un canal de Teams para monitorear la salud de los trabajadores cuando el personal regresó al trabajo durante la pandemia.
Además, los trabajadores que llegan al sitio ahora pueden escanear un código QR vinculado a un formulario de Microsoft que incluye preguntas de diagnóstico de COVID-19 recomendadas por los Centros para el Control de Enfermedades (CDC). Luego, las respuestas se pueden ver en un panel de Power BI para que el personal las vea.
«Queremos asegurarnos de que puedan ir a trabajar y hacer [their job]», Dijo Myers». Pero lo primero que teníamos que hacer era asegurarnos de que pudieran hacerlo de forma segura «.
El «trabajo del conocimiento» no es solo para el personal de oficina
Los equipos de proyecto de Suffolk utilizan Teams para una variedad de propósitos, que incluyen organizar reuniones y presentar documentos de diseño y construcción a los arquitectos, todo lo cual se puede hacer de forma remota en lugar de en persona en remolques. Los trabajadores también utilizan equipos para comunicarse en tiempo real entre los lugares de trabajo y el resto del personal.
“Es utilizado por todos: personas que son trabajadores funcionales, la mayoría de los cuales todavía trabajan de forma remota, viven allí. Así es como pueden mantenerse comprometidos con sus equipos. Pero también lo utilizan nuestros trabajadores de campo, para sus tareas administrativas y sus reuniones ”, dijo Myers.
Suffolk ya había visto una propagación constante de Teams antes de la pandemia, pero el uso se disparó ya que muchos trabajadores debían trabajar de forma remota.
“Lo implementamos antes de la pandemia; Funcionó mucho a nuestro favor para hacer eso «, dijo.» Ya estábamos obteniendo una buena adopción y luego se fue por las nubes cuando la gente vio que se había convertido en una parte clave de su día «.
El uso de Teams ha sido bien recibido por los trabajadores de primera línea, dijo Myers, que representan alrededor del 70% de la fuerza laboral de la empresa. Suffolk tiene una combinación de licencias Microsoft 365 E5 y E1; no utiliza licencias F1 o F3 destinadas a trabajadores de primera línea. Microsoft realizó cambios en esas licencias a principios de este año.
«Semanalmente, escucho a la gente de los operadores decir:» Nunca creí que pudiéramos hacer esto de forma remota, no puedo creer lo efectivo que es Teams para ayudarme a administrar lo que necesito hacer «, dijo. dijo Myers. «Tenga en cuenta que los operadores generalmente no son los más extrovertidos en sus elogios, generalmente son muy directos sobre lo que funciona y lo que no. … Realmente hicieron todo lo posible para [say] quiénes se sorprendieron de lo efectivos que podríamos ser en este nuevo entorno, y quiénes utilizan los equipos y las Power Apps asociadas que existen «.
Aunque Teams, lanzado en 2017, está dirigido principalmente a trabajadores de oficina, Microsoft ha desarrollado varias características para trabajadores de primera línea en las industrias minorista, hotelera y de la construcción, que a menudo se pasan por alto cuando se trata de gastos. ESO.
Brindar herramientas digitales a los trabajadores de primera línea ha sido una «tendencia creciente» en los últimos dos años, dijo Angela Ashenden, analista principal para la transformación del lugar de trabajo en CCS Insight. Esto refleja el reconocimiento de la importancia de conectar a los trabajadores que no son de oficina entre sí y con el resto de la empresa.
“Es en parte una necesidad operativa, con la demanda de digitalización de procesos que a menudo han sido muy manuales y basados en papel”, dijo. «Pero también estamos viendo un creciente interés en mejorar la participación de los empleados entre esta audiencia, particularmente entre la fuerza laboral más joven».
La pandemia sólo ha servido para amplificar la necesidad «con herramientas de colaboración y comunicación claramente enfocadas en términos de importancia estratégica, y las empresas desean cada vez más tener una única solución para todo su negocio», dijo Ashenden.
Walkie Talkie de Microsoft Teams
Una de las características de Teams dirigida a los trabajadores de primera línea es un walkie-talkie digital presentado a principios de este año. La sencilla funcionalidad pulsar para hablar permite conversaciones cifradas a través de redes Wi-Fi y móviles con solo hacer clic en un botón.
La función se está probando actualmente en Suffolk con los teléfonos inteligentes Samsung Galaxy XCover Pro, que incluyen un botón de pulsar para hablar dedicado diseñado para utilizar la funcionalidad walkie-talkie de Teams.
El proyecto piloto tiene como objetivo abordar una serie de problemas de comunicación para el personal.
Construcción de Suffolk
Suffolk está probando actualmente la funcionalidad walkie-talkie de Teams anunciada a principios de este año para su fuerza laboral.
A menudo, los trabajadores llevarán varios dispositivos para conversar en diferentes canales de radio, mientras que el rango de comunicación es limitado. Además, los walkie-talkies pueden compartir bandas de radio con los servicios de emergencia. «La policía podría estar en una banda similar, por lo que existe la posibilidad de conversaciones superpuestas», dijo.
«La creencia es que esta es en realidad una mejor alternativa a la radio porque es un dispositivo único, comunicaciones más seguras y no tiene canales superpuestos».
En un sitio de construcción, una buena comunicación no se trata solo de eficiencia, dijo Myers.
«Una de las mejores formas de asegurarse de que sus trabajadores lleguen a casa sanos y salvos es que la comunicación sea clara», dijo. “Si tiene una tarea peligrosa, debe asegurarse de definir cómo piensa abordarla. En el transcurso del día, debe asegurarse de que las personas estén en la misma página en términos de lo que estamos haciendo y por qué lo hacemos «.
También sería bienvenida la compatibilidad con la función walkie-talkie con dispositivos Apple. «Obviamente, estamos muy interesados en lo que Microsoft podría hacer con una versión de iOS».
El uso de aplicaciones empresariales como Teams para la comunicación tiene varios beneficios, particularmente sobre las aplicaciones de mensajería para el consumidor, especialmente para la seguridad y el cumplimiento, dijo Ashenden. Las aplicaciones de nivel empresarial también permiten a las empresas mantener el control total sobre los datos del usuario por motivos de privacidad y GDPR.
«Y aunque los walkie-talkies han desempeñado un papel fundamental durante muchos años, son una solución única, mientras que las herramientas de colaboración en equipo proporcionan una plataforma mucho más rica para compartir información, respaldar y habilitar los procesos comerciales y creando una comunidad que conecta a toda la empresa «, dijo.
Si bien algunas empresas con trabajadores de primera línea se preocupan por dedicar más tiempo a los teléfonos celulares que a ayudar a los clientes, muchas «reconocen cada vez más que los beneficios de una fuerza laboral más conectada y comprometida superan estas preocupaciones», dijo Ashenden.
Mejorar el flujo de información en toda la organización.
En el futuro, Suffolk planea crear acceso basado en roles para el personal que usa Active Directory de Microsoft.
«En lugar de decir:» Estas son todas nuestras aplicaciones a tu disposición, elige las que necesitas «, queremos poder ofrecer a las personas una experiencia que diga:» Sé quién eres, sé cuál es tu función, así que aquí están las aplicaciones a las que tiene acceso cuando las necesita, y aquí están los datos que necesita, «para que la gente pueda tener una experiencia más personalizada», dijo Myers.
«Nos permite estandarizar la experiencia para las personas y tener la experiencia del consumidor que podrían tener en su teléfono personal, donde los dispositivos en Suffolk, proporcionados por TI, pueden saber quién es usted y qué usa, y asegurarse de que estamos facilitando para la gente «.
Myers también está estudiando la integración de un directorio de empleados mejorado con la pila de Microsoft para mejorar el intercambio de información. Esto significa ir más allá del directorio de empleados estándar, que solo incluye información básica como una dirección de correo electrónico, un número de teléfono y una foto obsoleta en lugar de ayudar a los empleados a encontrar fácilmente a la persona que necesitan.
«[It could mean] encontrar a alguien que haya enfrentado un desafío con un estacionamiento subterráneo y navegar en base a su experiencia pasada y los trabajos en los que ha trabajado, para poder llegar a todo el país aprovechando la sabiduría colectiva de la empresa «, dijo.
“Cuando usted es un proveedor de servicios profesionales como Suffolk, somos la suma de nuestro conocimiento y experiencia. Si podemos utilizar la tecnología para conectar a las personas y compartir conocimientos y experiencias, obtendrá una mejor participación de los empleados en todo el país «.
Añadió: “Hay información estructurada, información no estructurada y luego hay información en la cabeza de la gente. Si puede usar la tecnología para poder obtener esas respuestas, es una gran victoria para mí. «
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