Las notas de entrega son documentos que registran y muestran la exitosa transacción de un negocio, en el que una empresa o personas entregan un producto o bien, y otras lo reciben. Estas notas de remisión ayudan a tener un mejor control y gestión en toda empresa, por lo que siempre se deben implementar en los correspondientes sistemas de forma correcta.
Cuando se realiza una transacción de compraventa siempre es importante generar un documento legal en el que quede registrada la negociación, para que quede como elemento de prueba entre las partes participantes y como medio de control administrativo para la empresa o persona que lo vende.
Estas notas se deben redactar claramente, con los aspectos necesarios que formalicen la transacción realizada en el respectivo documento. No hay modelos de estructuras preestablecidos y se pueden personalizar, lo cual se puede hacer con herramientas digitales como Word o Excel.
Para crear una buena nota de remisión para Word es recomendable tener plantillas especiales que faciliten el trabajo y ayuden a elaborarlas de forma directa y precisa. Este programa tiene todo lo necesario para hacer un buen trabajo adaptado a todo tipo de necesidades comerciales.
Gracias a estas plantillas se pueden tener excelentes notas de entrega con todos los aspectos necesarios. Solo hay que rellenar los espacios que presenta con los datos solicitados e imprimir para que las partes involucradas las firmen.
Son utilizadas por empresas, autónomos y hasta por particulares, quienes aunque no vendan productos como lo haría una empresa, a veces tienen que registrar hasta alguna transacción simple por alguna venta que hagan.
Diferencia entre la factura y la nota de remisión
Las notas de entrega suelen confundirse con las facturas, debido a la similitud que tienen, pero no son lo mismo. La principal diferencia es que las notas no son obligatorias, mientras que las facturas sí. Además, las notas de remisión contienen más detalles, que ayudan a hacer cualquier eventual reclamación legal de manera más efectiva.
Es un documento que demuestra que el proceso de compraventa de cualquier artículo o bien concluyó exitosamente. También explica que la mercancía se entregó sin contratiempos al comprador; mientras que la factura solo es un documento de transacción que no refleja la entrega de la mercancía o del artículo vendido.
Lo que debe reflejar una nota de entrega
Toda nota de remisión debe tener como mínimo ciertos aspectos que le dan validez a la negociación, los cuales se mencionan a continuación:
Lugar y fecha donde se entrega la mercancía: es importante mencionar con detalle el sitio en el que se hace la transacción, así como la fecha, por cuanto esto es importante al momento de determinar la correspondiente transacción.
Número de nota: ayuda a mantener un control más específico a efectos de registro, archivo y búsqueda posteriores.
Descripción y precio de los productos: se deben mencionar con detalle cada mercancía y artículo vendido y entregado, así como el coste de cada uno. Eso es muy importante a efectos legales posteriores.
Datos de identificación de quienes compran y venden: es esencial que quede indicado quién entrega y quién recibe, con sus respectivas identificaciones, para en caso de ser necesario, demostrar quienes participaron en la correspondiente negociación.
Firma y sello de las partes participantes: no basta identificar a las partes, se debe dejar registro legal de su participación, lo cual se hace con las firmas y sellos correspondientes, principalmente del comprador.
Las notas de entrega son muy útiles cuando algún cliente denuncia que no se le entregó la mercancía solicitada, cuando realmente sí se hizo, o bien, si dice que llegó incompleta cuando en la nota de entrega aceptó que se le enviaron todas las cantidades establecidas sin contratiempos.
Es un documento muy útil, de carácter legal, que puede utilizarse en cualquier juicio para comprobar que una compraventa se realizó de forma exitosa y sin problemas.
