Compañía de transcripción impulsada por IA Otter.ai esta semana se lanzó Otter Assistant, una nueva herramienta que se une automáticamente a las reuniones del calendario de Zoom en nombre de un usuario para grabar, tomar notas y compartir esas notas con otros asistentes, ya sea que asistan a la reunión o no.
Disponible para los usuarios de Otter.ai Business, la herramienta está diseñada para hacer que las reuniones de Zoom sean más productivas porque los asistentes pueden concentrarse en lo que realmente se dice en lugar de tomar notas. Si los asistentes llegan tarde o tienen que irse, la transcripción generada automáticamente evita que se pierdan información importante, dijo la compañía.
Dave Michels, analista jefe de TalkingPointz, dijo que si bien algunos trabajadores están comenzando a regresar con cautela a la oficina, es poco probable que el cambio a lugares de trabajo híbridos provoque una caída significativa en las reuniones en línea.
«Sólo se necesita un participante remoto para justificar el uso de servicios de reuniones en línea», dijo Michels. «Esta es exactamente la razón por la que necesitamos adoptar productos y servicios que hagan que las reuniones en línea sean mejores y más eficientes».
El cofundador y CEO de Otter.ai, Sam Liang, dijo en una entrevista que Otter Assistant trabaja como asistente silencioso, asistiendo automáticamente a las reuniones para tomar notas en vivo que se pueden compartir con todos los asistentes. Los asistentes de Otter aparecen en las videollamadas como un participante silenciado sin un video separado de la persona que ejecuta la herramienta, lo que significa que todos los participantes pueden ver que la función se está ejecutando durante la reunión.
«[Otter Assistant] en realidad, es visible para todos. El anfitrión de la reunión puede verlo, por lo que proporciona transparencia. No es como hacer algo en secreto sin decírselo a nadie «, dijo Liang.» Además, también publica un mensaje en el cuadro de chat, proporcionando una señal adicional de que Otter está tomando notas «.
Liang agrega que si el contenido de una reunión es confidencial o si los asistentes no quieren que se registre, el organizador puede eliminar Assistant Otter de la misma manera que podría eliminar cualquier asistente problemático.
El tema de la privacidad ha sido una preocupación recurrente para muchas plataformas de videoconferencia durante el año pasado. Michels señala que, si bien ha habido cierta aceptación con respecto a las reuniones grabadas, Otter no utiliza la grabación en la aplicación; el indicador de grabación habitual no se enciende.
Sin embargo, señaló Liang, Otter Assistant notifica a los asistentes a través de la función Chat y es claramente visible como asistente a la reunión. También dijo que los usuarios siempre deben notificar a sus colegas antes de una reunión si tienen la intención de utilizar Otter Assistant. «La nutria definitivamente alentaría a todos a pedir permiso», dijo.
Mejorar la productividad
Aunque la herramienta fue diseñada para unirse automáticamente a las reuniones, Otter Assistant se conecta a los calendarios de Microsoft Outlook y Google, lo que permite a los usuarios pasar por sus reuniones y activar y desactivar el asistente, según en cuáles pueden participar en persona.
En una encuesta de Otter.ai YouGov a más de 2.000 trabajadores remotos en los EE. UU. Y el Reino Unido, el 35% dijo que las personas solo deberían asistir a las secciones relevantes de las reuniones, mientras que el 26% dijo que las notas de las reuniones siempre deben compartirse con los participantes.
«Suficientemente simple, [Otter Assistant] permite que un usuario de Zoom esté en varios lugares a la vez «, dijo Michels.» La transcripción está disponible de inmediato, por lo que no hay dependencias o retrasos asociados con el anfitrión para enviar la grabación o la transcripción «.
Dijo que los asistentes a las reuniones se están volviendo cada vez más dependientes de las transcripciones de las reuniones, y puede ser frustrante esperar a que un anfitrión las envíe.
Después de la reunión, la aplicación web Otter.ai y las aplicaciones móviles en iOS y Android ofrecen una variedad de funciones colaborativas, todas destinadas a mejorar la comunicación empresarial. Los usuarios pueden resaltar, compartir, agregar imágenes, buscar palabras clave y revisar una transcripción después de una llamada de Zoom grabada.
«[Otter Assistant] democratiza a los asistentes personales y debería eliminar la necesidad de pedirle a un colega que tome notas cuando un conflicto impide que alguien asista a una reunión ”, dijo Michels.
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