Para una empresa o un autónomo, comprar una impresora y asumir los gastos que esta genere, sin duda, es una inversión importante. Y en ocasiones no se tiene el presupuesto suficiente. Por ello es que se suele recurrir al renting de impresoras, que es una de las mejores alternativas en la actualidad.
¿Qué es el renting de impresoras?
El renting de impresoras es un tipo de servicio que ofrecen algunas agencias. Estas agencias se encargan de poner a disposición de sus clientes diferentes impresoras y fotocopiadoras para que sean rentadas.
Al hacer el renting de la impresora o fotocopiadora, la empresa no necesitará comprar una nueva. Entonces la agencia le cobrará una renta por el equipo, que incluye servicios como el mantenimiento, repuestos, instalación, etc. Y todo esto solo por una cuota mensual invariable.
Principales ventajas del renting de impresoras
Como cliente, este servicio representará diferentes beneficios si es que lo comparamos con la compra de una impresora nueva. Entre ellos se encuentra:
Flexibilidad
Las compañías que ofrecen este servicio tendrán una gran cantidad de planes que se puedan adaptar mejor a tus necesidades. Así, contratarás exactamente lo que necesitas, y si en el futuro el uso de la impresora aumenta o disminuye, se puede contratar un plan que se adapte mejor a tus requerimientos.
Todo está incluido
Si contratas el renting, no tendrás que preocuparte si es que alguna pieza se ha dañado, o si hay que hacer una reparación o mantenimiento. Además de lo anterior, este servicio incluye asesoramiento personalizado, el tóner y hasta el cambio de equipo si es propicio. De lo único que debes preocuparte es de conseguir el papel.
No se cobra instalación
La instalación de la impresora no se cobrará como un extra, sino que viene incluida. Por lo que un técnico irá a hacer el trabajo de configuración e instalación.
Mejora el control de los costes
Con el renting, sabes exactamente cuánto pagarás todos los meses. Esto es porque la cantidad a pagar mes a mes es fija. No habrá tarifas sorpresas ni es necesario inmovilizar activos. Además, la contabilización de los gastos será mucho más sencilla.
¿Cuánto cuesta el renting de impresoras?
Los servicios de renting se cobrarán mensualmente, y el pago siempre será el mismo. El asunto es que definir un precio exacto por este servicio puede ser complejo debido a que hay diferentes elementos que pueden variar.
Cada compañía de renting ofrece distintos planes, impresoras a alquilar y por supuesto, precios diferentes, esto significa que no hay una cifra única. Ahora, de manera general, el precio podría ir desde unos 9,75 euros, hasta los 278€ entendiendo que el precio más elevado involucra un volumen de impresiones muy grande.
Entre las cosas que hacen que el precio del renting cambie, es el tipo de impresora que se elija. De todas, las más baratas suelen ser la Brother, que tiene una calidad bastante buena. Por otra parte, las más costosas son las Konica Minolta.
¿A quién beneficia el renting de impresoras?
Una de las dudas más frecuentes es a quién le sería realmente beneficioso contratar el renting. Si tu negocio es pequeño, o tienes una oficina con bajas operaciones, quizá esta no sea la mejor alternativa para ti.
Las compañías que ofrecen este servicio aconsejan que sea contratado por oficinas que tengan al menos un flujo superior de 200 impresiones o copias al mes.
Con un nivel de impresión o copiado similar a este, el servicio de renting le permitirá a la oficina ahorrar en gastos de impresiones. Sin mencionar que no tendrán que comprar un equipo nuevo ni preocuparse por el mantenimiento o instalación.
Además, si el precio de los cartuchos aumenta, no hay problema, pues la cuota a pagar es estática y no variable. En cambio, si la oficina compra una impresora, tendría que ajustar su presupuesto con respecto al cambio de precio de cartuchos, sin mencionar el cobro de reparaciones, mantenimientos y más.
¿También se puede hacer renting de fotocopiadoras?
Sí. La mayoría de las empresas que ofrecen el servicio con impresoras, también tienen renting de fotocopiadoras. Lo bueno es que los servicios de las fotocopiadoras e impresoras son similares. Así que tendrás a tu disposición la instalación, reparación, mantenimiento y el tóner mes a mes por una cuota fija.
Para que tengas una idea, una fotocopiadora especial para el flujo de trabajo de una oficina puede oscilar entre los 500 y los 20.000 euros. Ahora, si haces el renting, el valor de la cuota mensual irá desde los 14 a los 350 euros mensuales dependiendo del equipo y el flujo de copias.
¿Por cuánto tiempo se puede hacer el contrato de renting?
Algo que debes tener en cuenta es que es prácticamente imposible hacer el renting por periodos de tiempo muy cortos. La mayoría, si no es que todas las empresas que ofrecen este servicio, exigen que se hagan contratos extensos que tienen una duración mínima de un año.
Lo más frecuente es que el contrato se cierre por 60 meses, pero también hay opciones más cortas, de 12, 24, 36 y 48 meses, dependiendo de las necesidades del contratante. Aunque también se pueden hacer contratos de 72 meses y más.
Entonces, si quieres alquilar una fotocopiadora o impresora solo por unas horas, días, semanas o un par de meses, esta alternativa no será rentable para ti.
¿El renting es deducible?
Sí. De hecho, el renting podría ser una de las maneras más sencillas de ahorrar dinero, porque lo que se pague, se puede desgravar. Como el renting es un gasto de alquiler, su deducción es del 100% y se recupera el IVA. Esto es aplicable para los clientes que son autónomos, pero también para las empresas.
¿Cuáles tipos de impresoras se pueden alquilar?
Evidentemente, esto dependerá de cada compañía, pero en la mayoría de los casos tienen una amplia gama de opciones. Estas pueden ir desde equipos con un volumen de 200 copias o impresiones al mes, hasta más de 3000.
En cuanto a las marcas, esto también variará según la compañía, aunque siempre hay múltiples opciones, como las clásicas Brother y HP, y otras como Lexmark, Kyocera y más.
