La digitalización de documentos constituye un procedimiento tecnológico que se encarga de capturar, recibir, revisar y convertir los archivos de formato analógico a digital.
La digitalización permite convertir documentos en papel, a formato digital o electrónico, además de poder tener almacenamiento en la nube para la preservación y verificación de los archivos en el momento que se desee, dejando a un lado las opciones tradicionales de respaldo.
Constituye uno de los procesos más importantes dentro de las gestiones empresariales llevadas a cabo por todos los sectores que necesitan la validación de documentos e integración en formatos electrónicos, constituyéndose como soluciones de automatización que facilitan la realización de este tipo de trámites tan esenciales en el comercio actual.
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar los documentos?
Las ventajas al digitalizar los documentos son diversas, y permiten al usuario incrementar la productividad y eficiencia al compartir información relevante, entre las cuales, destacan:
- Mayor seguridad, ya que los documentos pueden almacenarse en la nube bajo claves y sistemas de cifrado eficientes, lo cual evita la pérdida y sustracción de la información.
- Fácil acceso a través de los dispositivos móviles, lo cual le permite al usuario realizar las consultas y el intercambio necesario cuando lo necesita, a cualquier hora o lugar, con tan solo una conexión a internet, a la velocidad de un clic.
- Intercambio de información de manera fácil y rápida, la digitalización del documento permite el envío express, sin manejar tiempos de espera engorrosos.
- Ahorro de tiempo y dinero, ya que la evolución de los archivadores tradicionales en formato físico, ha dado paso a la preservación y almacenamiento en la nube, lo cual representa un ahorro de espacio, muebles, recursos y herramientas al momento de solicitar un documento.
- Conservación intacta de los documentos, evitando de esta manera el deterioro de expedientes e imágenes de importancia, que pueden arruinarse con el paso de los años en los archivadores tradicionales.
- Desarrollo de la conciencia ecológica, ya que gestionar los documentos de manera digital evita el gasto de papel e impresiones innecesarias.
¿Cómo se realiza la digitalización de documentos?
Para realizar la digitalización de documentos, deben cumplirse 4 fases, las cuales contemplan la compilación, análisis, transformación y almacenamiento de la información.
Entre los pasos a seguir para la realización de las fases descritas cabe destacar:
- La revisión de la documentación.
- La elección de los documentos a digitalizar.
- El escaneo y captura de los documentos en formato físico.
- La organización y el registro de la información correspondiente al documento.
- La preservación del archivo para consultas posteriores.
¿Dónde se puede realizar la digitalización de documentos?
Hoy en día, realizar la digitalización de documentos resulta sencillo, existen portales web como https://apointmexico.mx/, que constituyen opciones de innovación para la transformación digital, con 17 años de experiencia, quienes contemplan la integración y el intercambio de la empresa con el cliente de manera eficaz.
Esta plataforma ofrece soluciones y servicios tecnológicos de alta calidad en cuanto a la digitalización de expedientes, documentos, además de capturas y validación de datos de manera automatizada a través de la integración de modelos o estructuras electrónicas, verificación de documentos a través de inteligencia artificial, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), biometría facial y dactilar, así como verificaciones de listas negras y fuentes de información pública.
¿Por qué elegir un portal web reconocido para la digitalización de documentos?
Elegir un portal web que ofrezca los servicios de digitalización de documentos y soluciones tecnológicas de alta calidad con certificación internacional ISO, permite a los usuarios disfrutar de una gestión documental eficiente, que se extiende a diversos mercados y sectores empresariales. Además, este tipo de plataformas permite el almacenamiento y la preservación de información de carácter histórico, como imágenes, planos, expedientes, libros y demás documentos de relevancia, todo en un mismo lugar, por lo que constituye una solución eficiente con servicios tecnológicos de calidad a la distancia de un clic.
