Recientemente, un cliente me dijo que, aunque le había pedido que usara «Copiar vínculo» con «Personas con acceso existente» para vincular a un documento en un sitio de comunicación de SharePoint, había determinado que seleccionar la ubicación del documento era mejor, porque los vínculos no se rompió cuando se cambió el nombre de los documentos. Hice algunas pruebas, vi algo diferente a lo que ella vio y concluí … ¡los dos teníamos razón!
Cuando nos reunimos para comparar por qué vimos resultados diferentes, como esperaba, había algo diferente en lo que estábamos haciendo. Resultó que no estábamos probando con el mismo tipo de documento o navegador. Me sorprendió conocer algunos superpoderes nuevos de vinculación de SharePoint, pero me preocupé porque, aparentemente, elegir la forma correcta de obtener un vínculo a un documento depende de varias cosas. Afortunadamente, no es necesario recordar todos los casos de uso que hemos probado, porque existe un enfoque simple que funcionará de manera consistente para brindar las mejores experiencias de usuario.
Específicamente, encontramos que el comportamiento de los enlaces se basa en:
- Navegador (Edge vs. Chrome)
- Elemento web (vínculos rápidos e hipervínculo de texto)
- Tipo de documento (PDF frente a archivo nativo de Office)
- Ubicación (sitio donde reside el documento y donde se crea el enlace)
Los escenarios son complejos y matizados, pero aquí está la conclusión.
Archivo
En tu sitio, utilice el elemento web Vínculos rápidos si es posible. Para cualquier tipo de archivo, use el elemento web Vínculos rápidos para navegar hasta el archivo y agregar un vínculo al archivo si reside en su sitio. (Tenga cuidado al utilizar el elemento web Vínculos rápidos. Si carga un documento desde ese elemento web, es posible que no pueda encontrarlo fácilmente porque se almacenará en Recursos del sitio, en una carpeta con el mismo nombre que el título de la página. . «residirá» en la biblioteca de Documentos, que es donde los editores y otras personas pueden esperar encontrarlo. Siempre recomiendo subir los documentos a la biblioteca o carpeta en la que desea guardarlos primero. Después de cargar el archivo, use el Vínculos del elemento web para ir al archivo).
¿Por qué utilizar este enfoque? Si mueve o cambia el nombre del archivo, ¡sus enlaces no se romperán!
Para archivos nativos de Office, usar Copiar enlace> Las personas con acceso existente pueden usar el enlace para copiar un vínculo a un documento y agregarlo a un hipervínculo de texto o al elemento web Vínculos rápidos. No importa si usa Compartir o Copiar enlace; ambos métodos le brindan exactamente la misma experiencia. Pero es un poco más agotador usar Compartir a menos que esté intentando enviar por correo electrónico un enlace a un archivo. Si solo desea vincular a un archivo, use Copiar vínculo. Si desea enviar un enlace por correo electrónico, Compartir guarda algunos pasos.
¿Por qué utilizar este enfoque? Si mueve o cambia el nombre de un documento y ha utilizado este tipo de vínculo, los vínculos del documento no se romperán. (¡Lo mismo es cierto si enlaza a documentos de otro sitio!)
Para archivo PDF, copie la ruta del documento y agréguela a un hipervínculo de texto o al elemento web Vínculos rápidos. Puede encontrar el vínculo Ruta haciendo clic en el panel de información del documento, desplazándose hacia la parte inferior de los atributos y haciendo clic en el icono junto a la Ruta.
¿Por qué utilizar este enfoque? Si mueve o cambia el nombre del archivo, su vínculo no se romperá si está en el mismo sitio, pero se romperá si se conecta desde otro sitio.
Paginas
Para las páginas, la experiencia es la misma tanto en Chrome como en Edge. Cambiar el nombre de un título de página no afecta la URL de la página. Por lo tanto, las actualizaciones de títulos no afectarán los enlaces a la página. La única acción que afecta a los enlaces es cambiar el nombre del archivo de la página. Puede cambiar el nombre de un título de página sin cambiar el nombre de la URL de la página. A menos que haya una gran desconexión entre el título y el nombre de archivo de la página, puede restringir los cambios de nombre de archivo para las páginas.
Para paginas, usa la ruta para crear enlaces. La forma más rápida de obtener la ruta es abrir la página y tomar la URL. Sin embargo, también puede obtener la ruta de la colección de páginas del sitio utilizando el mismo método que si estuviera obteniendo la ruta a un archivo.
¿Por qué utilizar este enfoque? Los enlaces a la página en la navegación o los elementos web del sitio no se romperán si se cambia el nombre del archivo. Sin embargo, todos los enlaces de otros sitios a la página se romperán si se cambia el nombre del archivo.
Otros elementos web
Estas experiencias no dependen del navegador. Explicaré las implicaciones en las recomendaciones a continuación:
Vincular a un archivo mediante el elemento web Visor de archivos
- Seleccione el archivo del elemento web si el archivo reside en su sitio. Si elige un archivo de Office o PDF del elemento web, puede cambiar el nombre y mover el archivo dentro del sitio y el vínculo seguirá funcionando.
- Si está viendo un archivo en otro sitio, puede elegir Ruta o Copiar enlace para cualquier tipo de documento. Ambos enlaces se resolverán con el nuevo nombre o ubicación si cambia el nombre o mueve el documento dentro del sitio de origen.
Vincular a una vista de una biblioteca de documentos
- Elemento web de biblioteca de documentos en el sitio. Puede cambiar el nombre de la URL de la vista o el título de la vista y el elemento web seguirá funcionando.
- Elemento web Vínculos rápidos. Puede cambiar el nombre de la URL de la vista o el título de la vista y el elemento web seguirá funcionando.
- Enlaces a una vista en otro sitio. Cambiar el título de la vista no afectará el enlace. Si cambia la URL visible, el enlace se romperá.
¿Quieres todos los detalles?
Creé tablas detalladas que explican todos los diferentes escenarios del navegador, elementos web y tipos de vínculos. Para explorar, revise mi documento «Vinculación a archivos y páginas en SharePoint Online».
Copyright © 2021
