Los departamentos de Recursos Humanos desempeñan un papel clave en las empresas, ya que su labor permite el correcto funcionamiento de la actividad productiva. Entre sus tareas está la realización y gestión de nóminas, teniendo que adaptar y cambiar según los cambios en la ley.
Debido a la importancia que tienen las nóminas por ser necesarias para cada trabajador, no puede cometerse ningún fallo que pueda provocar reprimendas de las autoridades de los países y debe tener la seguridad de que no se enfrentará a ningún problema.
Así, ante la dificultad y costes que en muchas ocasiones suponen la Gestión de las Nóminas, en los últimos años ha surgido un nuevo fenómeno, a través de empresas que practican el outsourcing, una forma de externalización de tareas a otras empresas.
¿Qué es una nómina?
Antes de comenzar a explicar cómo las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero a la hora de la realización del Outsourcing, es necesario explicar primero qué es una nómina dentro de la empresa y cómo afecta a cada trabajador.
Así, una nómina es el documento que recoge las principales retribuciones económicas que recibe el trabajador, las retenciones por impuestos y las deducciones correspondientes que dejan finalmente el salario neto.
Su gestión supone la realización de los cálculos y el pago a cada trabajador, así como las altas, bajas y los pagos de impuestos como el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que deberá ser deducido directamente para la contribución a Hacienda.
Al ser una tarea compleja, son necesarios tanto conocimientos de Derecho como de Contabilidad para poder llevarlo a cabo sin ningún error, mediante lecturas del contrato de trabajo y del Convenio Colectivo que permitirán completar la nómina.
¿Cuáles son las tareas a desempeñar en la Gestión de las Nóminas?
Para poder realizar el cálculo de la nómina, se tienen que revisar algunos factores como las condiciones del trabajador por tipo de trabajo, así como el tipo de actividad y las políticas de empleo que lleva a cabo la empresa. Algunas de las tareas que supone la Gestión de Nóminas son:
- Generación de la nómina: debido a la legislación vigente en España, es necesario tener en cuenta el modelo estandarizado fijado por el Gobierno a través del BOE.
- Partes de la nómina: para poder llevarla a cabo es necesario tener en cuenta su estructura, dividiéndose en encabezado, devengos y deducciones.
En un primer momento, será necesario precisar en el encabezado todos los datos personales del trabajador, como el nombre, DNI, número de afiliación a la S.S., días trabajados…
Además, es importante que se precise la categoría profesional del trabajador, ya que esto permitirá el cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social, el despido, salario mínimo o la prestación por desempleo. También es necesario que los datos de la empresa se precisen.
Dentro de la parte de devengos, se encuentran las retribuciones que recibirá el trabajador por los servicios. Hay dos tipos de retribuciones, salariales (que son retribuciones monetarias por los servicios) y no salariales (retribuciones que la empresa da en especie a través de bienes y servicios).
Entre las retribuciones se encuentran algunas como el salario base, los complementos salariales, las gratificaciones y horas extraordinarias y el salario en especie. Su suma permitirá saber el salario bruto del trabajador.
En la sección de deducciones se encuentran las retenciones que realiza la empresa para el pago de los impuestos correspondientes del trabajador y la empresa, como el IRPF o las cotizaciones a la Seguridad Social.
Entre las contingencias que corresponden al trabajador estarían: comunes a la SS (4,70% del salario bruto), cotización por desempleo (1,60% del salario bruto y puede variar), formación profesional (0,1% del salario bruto) y las horas extraordinarias (2% por fuerza mayor y 4,70% si no lo son, las cuáles cotizan si las hubiera).
- La alta y baja de los empleados en la Seguridad Social: a la hora de poder contratar o despedir a cualquier persona es necesario que se realicen una serie de gestiones con la institución de la SS, como el alta y baja de cualquier trabajador.
¿Qué fallos son más comunes a la hora de realizar la gestión de la nómina?
- Fallos de cálculo por falta de automatización: a través de un método estándar de cálculo de las nóminas se conseguirá evitar fallos numéricos que puedan ser corregidos y sancionados por la autoridad correspondiente.
- Errores en el relleno de las contraprestaciones: durante la vida de un trabajador, las condiciones de retribución pueden cambiar y en el momento del cambio en la gestión se pueden dar errores en el momento de comunicarlo, así, será necesario un buen método de comunicación para saber explicar los cambios que se han producido.
- Nómina fuera de plazo: dado que es algo periódico, llegar tarde a la hora de su presentación no es una opción, pero a pesar de ello muchas veces se retrasa su presentación por cualquier motivo que puede llevar a sanciones.
- Escasez de recursos en Recursos Humanos: al no haber suficiente inversión se puede provocar unos errores que de otra manera no se producirían.
Una manera de evitar algunos de estos errores es a través de la automatización con programas de software, como Excel o plantillas….
¿Cómo puede ayudarte una Consultora de Recursos Humanos?
La aparición de nuevas formas de externalización entre empresas ha permitido que se puedan llevar a cabo la Gestión de las Nóminas de una manera fácil y sencilla ahorrando numerosos recursos y tiempo a las empresas matrices.
INS Global es una consultora de Recursos Humanos que lleva operando desde 2006 y ha ayudado a más de 600 empresas a nivel global. Entre sus servicios puedes encontrar la Gestión de nóminas, el Reclutamiento y Selección de Personal o el EOR (Employer of Record).